Quản lý chi phí biến đổi và chi phí cố định để cải thiện hiệu quả kinh doanh

Trong kinh doanh hiện đại, các nhà quản lý cần hiểu rõ cấu trúc chi phí bao gồm chi phí biến đổi và chi phí cố định, vì đây là chìa khóa giúp tổ chức đưa ra quyết định thông minh. Dù là định giá sản phẩm, lập kế hoạch sản xuất hay kiểm soát chi phí hiệu quả, bài viết này sẽ đi sâu vào vai trò của chi phí biến đổi và chi phí cố định đối với sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Chi phí cố định (Fixed Cost) không thay đổi theo mùa kinh doanh

Chi phí cố định là khoản chi phí mà tổ chức phải trả trong mọi kỳ, bất kể hoạt động kinh doanh ít hay nhiều. Đây là đặc điểm nổi bật giúp phân biệt loại chi phí này với các loại khác.

Ví dụ về chi phí cố định phổ biến gồm: tiền thuê nhà xưởng hoặc văn phòng, lương của quản lý và nhân viên cố định, phí bảo hiểm doanh nghiệp, khấu hao máy móc, lãi vay, phí đăng ký thành viên các nền tảng mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng. Tất cả đều phát sinh bất kể doanh nghiệp sản xuất hoặc bán hàng nhiều hay ít.

Chi phí biến đổi (Variable Cost) thay đổi theo mức độ sản xuất

Chi phí biến đổi hoàn toàn trái ngược với chi phí cố định, là khoản chi phí tăng hoặc giảm theo khối lượng sản xuất hoặc bán hàng. Khi doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn, chi phí biến đổi sẽ tăng theo tỷ lệ, và ngược lại.

Các khoản chi thuộc nhóm chi phí biến đổi gồm: nguyên vật liệu và linh kiện dùng trong sản xuất, tiền công trực tiếp của công nhân tham gia dây chuyền sản xuất, chi phí năng lượng, nước, bao bì, vận chuyển và giao hàng, cùng với hoa hồng dựa trên doanh số bán hàng do đội ngũ bán hàng tạo ra. Chi phí biến đổi có tính linh hoạt cao và có thể quyết định theo từng giai đoạn.

Sự khác biệt quan trọng giữa hai loại chi phí

Phân biệt rõ ràng giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là yếu tố then chốt trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Chi phí cố định không đổi theo khối lượng sản xuất, trong khi chi phí biến đổi thay đổi theo trực tiếp.

Với mỗi đơn vị sản phẩm sản xuất, chi phí cố định trên mỗi đơn vị sẽ giảm đi vì được phân bổ theo khối lượng lớn hơn. Ví dụ, nếu tiền thuê là 100.000 đồng mỗi tháng, sản xuất 100 đơn vị sẽ có chi phí cố định trên mỗi đơn vị là 1.000 đồng, còn sản xuất 1.000 đơn vị thì chỉ còn 100 đồng mỗi đơn vị.

Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị thường giữ nguyên, vì mỗi đơn vị cần lượng nguyên liệu, lao động, năng lượng và bao bì như nhau. Điều này có nghĩa là sản xuất nhiều hơn sẽ làm tăng tổng chi phí, nhưng chi phí trên mỗi đơn vị có thể giảm nhờ hiệu quả.

Phân tích chi phí để đưa ra quyết định thông minh

Hiểu và phân tích cả hai loại chi phí giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định tốt hơn trong nhiều lĩnh vực.

Về định giá: Doanh nghiệp cần tính toán để đảm bảo giá bán bao gồm đủ chi phí cố định và biến đổi, đồng thời tạo lợi nhuận phù hợp. Nếu định giá quá thấp, có thể không đủ để trang trải chi phí.

Về lập kế hoạch sản xuất: Doanh nghiệp có thể ước lượng mức sản xuất tối thiểu để hòa vốn và mức sản xuất tối đa để tối đa hóa lợi nhuận. Điểm hòa vốn được tính bằng cách chia chi phí cố định cho lợi nhuận trên mỗi đơn vị (giá bán trừ chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị).

Về quyết định đầu tư: Các nhà quản lý có thể xem xét có nên đầu tư vào máy móc mới để giảm chi phí biến đổi về lao động, dù sẽ tăng chi phí cố định. Nếu đầu tư giúp giảm tổng chi phí, thì đó là quyết định khả thi.

Về kiểm soát chi phí: Doanh nghiệp cần xác định các lĩnh vực có chi phí cao và tìm cách cải thiện. Chi phí cố định có thể cần chấp nhận, còn chi phí biến đổi có thể giảm bằng cách mua nguyên vật liệu tốt hơn hoặc nâng cao hiệu quả sản xuất.

Ứng dụng trong các tình huống kinh doanh khác nhau

Cấu trúc chi phí khác nhau tùy theo ngành nghề. Các doanh nghiệp y tế và thực phẩm tự nhiên có tỷ lệ chi phí biến đổi cao do nguyên vật liệu quan trọng. Ngược lại, các công ty viễn thông và tiện ích có chi phí cố định rất lớn do đầu tư hạ tầng nhiều.

Hiểu rõ cấu trúc chi phí của ngành giúp các nhà quản lý xây dựng chiến lược phù hợp. Doanh nghiệp có chi phí biến đổi cao cần tập trung giảm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sản xuất. Trong khi đó, doanh nghiệp có chi phí cố định lớn cần tăng sản lượng để giảm chi phí cố định trên mỗi đơn vị.

Tóm lại

Hiểu và quản lý chi phí cố định cùng chi phí biến đổi là cốt lõi của quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Dù hoạt động trong ngành nào, việc biết rõ chi phí nào là cố định, chi phí nào là biến đổi sẽ giúp các nhà quản lý ra quyết định tài chính dựa trên dữ liệu chính xác và phù hợp. Từ định giá, lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát chi phí đến đánh giá khả năng cạnh tranh, cả hai loại chi phí đều đóng vai trò quan trọng trong hình dạng tương lai của doanh nghiệp. Quản lý chiến lược đúng đắn sẽ dẫn doanh nghiệp đến sự ổn định và tăng trưởng bền vững.