Então, tenho vindo a explorar aplicações de gestão de chamadas recentemente porque a nossa equipa de vendas estava a afogar-se em notas dispersas de chamadas e a perder seguimentos. Acontece que, o que é uma aplicação de gestão de chamadas, na verdade, é algo que a maioria das equipas em crescimento acaba por precisar de descobrir.

Basicamente, é um sistema que regista as suas chamadas, acompanha quem falou e liga tudo aos seus leads. Parece simples, mas muda a forma como trabalha. Em vez de notas dispersas por diferentes locais, tudo está num só sítio. Pode ver gravações de chamadas, acompanhar quais os agentes que estão a ter desempenho, e o mais importante, nunca perde um lead porque se esqueceu de fazer o seguimento.

A coisa que mais me surpreendeu? Estudos mostram que leva cerca de 8 tentativas para realmente contactar alguém, e a maioria dos negócios fecha após o quinto seguimento. Isso por si só explica por que o que é uma aplicação de gestão de chamadas é tão importante. Sem rastreio, está basicamente a adivinhar se fez o seguimento suficiente.

Existem diferentes tipos em circulação - os baseados na nuvem, que funcionam em qualquer lado, sistemas locais para empresas que querem controlo total, e depois CRMs com chamadas baseadas em SIM que parecem chamadas telefónicas normais, mas rastreiam tudo automaticamente. Os baseados em SIM são interessantes porque a sua equipa não precisa de formação especial. Funciona como o telefone normal deles, mas regista tudo.

Quando estiver a escolher um, verifique se integra com o seu CRM existente, quão fácil é de usar, e se as análises são decentes. Os relatórios são importantes porque é assim que realmente sabe o que está a funcionar.

O verdadeiro benefício? A sua equipa deixa de perder tempo com registos manuais e foca-se realmente em vender. Os leads são atribuídos corretamente, os clientes recebem respostas mais rápidas, e os gestores podem realmente ver o que está a acontecer em vez de adivinhar. Além disso, captura todas aquelas chamadas que teriam sido perdidas.

Percebo por que o que é uma aplicação de gestão de chamadas está a tornar-se padrão agora. Assim que vê quanto tempo poupa e como evita que os leads desapareçam por entre as fissuras, voltar ao método antigo parece impossível. Não é sofisticado, mas funciona.